Ο ρόλος της σωστής διαχείρισης του χρόνου και οι σημαντικότερες τεχνικές

Συχνό πλέον φαινόμενο είναι στις μέρες μας η έλλειψη του χρόνου, τόσο στα παιδιά, όσο και στους ενήλικες. Πολλές μέρες μοιάζει σαν το 24ωρο να μην επαρκεί, να βιώνουμε μια μόνιμη κούραση και να μην προλαβαίνουμε να απολαμβάνουμε χρόνο με τα αγαπημένα μας πρόσωπα ή να ασχοληθούμε με τα χόμπι και τις δραστηριότητες που επιθυμούμε.

Με σωστή διαχείριση χρόνου, τα πράγματα είναι κάπως διαφορετικά και μπορεί να επέλθει μια θετική αλλαγή στη καθημερινότητα μας.

Επιπλέον, εκπαιδεύοντας τα παιδιά μας να διαχειρίζονται ορθά το χρόνο τους, μειώνεται το στρες τους, αυξάνεται η ακαδημαϊκή τους επίδοση, η αυτοεκτίμησή τους, η αυτοαποτελεσματικότητά τους και, παράλληλα τους δίδονται τα μέσα μιας καλύτερης ποιότητας ζωής που θα τα οδηγήσει και σε μια παραγωγική εργασιακή ζωή και σε μια μετέπειτα ικανοποιητική προσωπική ζωή.

Διαχείριση είναι η διαδικασία μέσω της οποίας επιτυγχάνεται η αποτελεσματική αξιοποίηση των διαθέσιμων πόρων και μέσων για την επίτευξη διάφορων στόχων στα πλαίσια οργανισμών και επιχειρήσεων.

Έννοιες σχετικές με την αποτελεσματική διαχείριση είναι ο προγραμματισμός, η οργάνωση και ο έλεγχος.

Βασική αρχή της διαχείρισης χρόνου είναι η αυτογνωσία που αφορά την ικανότητα να γνωρίζει κανείς τα δυνατά και τα αδύναμα στοιχεία της προσωπικότητάς του/της, και να μπορεί με αυτό τον τρόπο να αξιοποιήσει τα δυνατά του/της στοιχεία προκειμένου να φέρει αποτελέσματα.

Θα μπορούσαμε να πούμε ότι η διαχείριση χρόνου, σχετίζεται, με κάποιον τρόπο, με τη διαχείριση του εαυτού μας, την πειθαρχία και την οριοθέτησή μας προκειμένου  να επιφέρουμε τα επιθυμητά αποτελέσματα. Κάτι τέτοιο, ενδεχομένως, φαντάζει να είναι μια δύσκολη υπόθεση, καθώς οι περισπασμοί της καθημερινότητας είναι πολλοί και για τους μικρούς και για τους μεγάλους.

Τεχνικές διαχείρισης χρόνου 

Μια από τις αποτελεσματικότερες τεχνικές διαχείρισης χρόνου είναι οι λίστες (to-do list).
Αυτές αφορούν τη καταγραφή των καθημερινών εργασιών που πρέπει να επιτελέσουμε και τη οριοθέτηση της χρονικής διάρκειας που κάθε εργασία απαιτεί. Πλεονεκτήματα αυτής της μεθόδου είναι ότι με αυτό τον τρόπο βάζουμε τη σκέψη μας σε σειρά και, έτσι, δεν ξεχνάμε να κάνουμε εργασίες, εφόσον τις καταγράφουμε.

Επιπλέον, εξοικονομούμε χρόνο και αποφεύγουμε τον κίνδυνο να αποπροσανατολιστούμε.

Τέλος, με τις λίστες αυτές υπάρχει η αίσθηση ελέγχου του χρόνου κάτι που συμβάλει και αυξάνει το αίσθημα της αυτοαποτελεσματικότητά μας.

Μια ακόμη παρόμοια μέθοδος σχετίζεται με το matrix του Αϊζενχάουζερ.
Πρόκειται για τη καταγραφή ενός άξονα, όπου ο κατακόρυφος άξονας δείχνει τη σπουδαιότητα και ο οριζόντιος την αναγκαιότητα, δημιουργώντας τέσσερις κατηγορίες, όπου μπορούν να τοποθετηθούν όλες οι καθημερινές μας εργασίες.

Οι τέσσερις αυτές κατηγορίες είναι:

• Επείγουσες σημαντικές εργασίες (αυτές που πρέπει να γίνουν άμεσα)
• Σημαντικές, αλλά όχι επείγουσες εργασίες (αυτές που μπορούν να προγραμματιστούν για αργότερα)
• Επείγουσες, αλλά όχι σημαντικές εργασίες (αυτές που μπορούμε να αναθέσουμε σε άλλους)
• Ούτε επείγουσες, ούτε σημαντικές εργασίες (αυτές που μπορούμε να παραλείψουμε)

Παραδείγματα της πρώτης κατηγορίας αποτελεί η επίλυση μια κρίσης στην εργασίας μας ή η μελέτη για τις πανελλήνιες εξετάσεις (για τους μαθητές της τρίτης λυκείου).

Στη δεύτερη κατηγορία ανήκουν η επαρκής άσκηση και ο ύπνος  από 7-9 ώρες τη μέρα. Στη τρίτη κατηγορία ανήκει ένα τηλεφώνημα που πρέπει να γίνει. Στη τελευταία κατηγορία μπορεί να είναι το σκρολάρισμα στο facebook.

Μέθοδος Pomodoro

Εκτός από τις παραπάνω μεθόδους, ιδιαίτερα διαδεδομένη μεταξύ φοιτητών πανεπιστημίου είναι η μέθοδος pomodoro (στα ιταλικά σημαίνει ντομάτα). Ένα ξυπνητήρι σε σχήμα ντομάτας ήταν αυτό που έδωσε το όνομά του στη μέθοδο αυτή.

Η βασική ιδέα είναι ότι ένα pomodoro διαρκεί 25 λεπτά. Πρακτικά, σε πρώτη φάση προσδιορίζουμε την εργασία που πρέπει να διεκπεραιώσουμε. Εν συνεχεία, ορίζουμε το ξυπνητήρι/χρονόμετρο στα 25 λεπτά. Για 25 λεπτά εργαζόμαστε χωρίς κανένα περισπασμό και με πλήρη συγκέντρωση στο έργο που έχουμε ορίσει. Μετά το πέρας των 25 λεπτών, σταματάμε και κάνουμε ένα διάλλειμα 5 λεπτών. Μετά από 4 pomodoros, μπορούμε να κάνουμε ένα μεγαλύτερο διάλειμμα των 20-30 λεπτών.

Αυτή η μέθοδος συμβάλλει σημαντικά στην αυτοπειθαρχία και τη τήρηση ενός χρονοδιαγράμματος, δεν κουράζει το μυαλό, ενώ, αυξάνει την παραγωγικότητά μας.

Πιθανές παγίδες  

Ωστόσο, παρόλο που οι ανωτέρω ενδεικτικές μέθοδοι μπορούν να συμβάλλουν στη σωστή διαχείριση χρόνου, εντούτοις, υπάρχουν και κάποιες παγίδες που πιθανόν να αναστείλουν αυτή τη προσπάθειά μας.

Τέτοιες παγίδες είναι κάποια χαρακτηριστικά προσωπικότητας όπως η τελειομανία, όταν, δηλαδή, αισθανόμαστε ότι πρέπει να τα εκτελούμε όλα στην εντέλεια ή ότι πρέπει να τα κάνουμε μόνοι χωρίς να αναζητούμε βοήθεια, ή η αναβλητικότητα που μας εμποδίζει να εκτελούμε εργασίες στην ώρα τους.  

Άλλο εμπόδιο είναι η ύπαρξη μη ξεκάθαρων στόχων. Με λίγα λόγια, όταν δεν θέτουμε στόχους ξεκάθαρους, εφικτούς, και μετρήσιμους είναι δύσκολο να καταφέρουμε να διαχειριστούμε ορθά τον χρόνο μας, οπότε και δυσκολευόμαστε να τους υλοποιήσουμε επιτυχώς.

Επιπλέον, το να μην μπορούμε να πούμε «όχι» σε εργασίες που μας αναθέτουν αποτελεί τροχοπέδη στη διαδικασία αυτή, καθώς οδηγεί στο να αναλαμβάνουμε πολλές εργασίες που δεν μπορούμε να χειριστούμε και να ολοκληρώσουμε. 

Κλείνοντας, προσπαθήσαμε να αναφέρουμε κάποιους ενδεικτικούς τρόπους ορθής διαχείρισης χρόνου και διαπιστώσαμε ότι αυτή συνδέεται με την αυτογνωσία, τη στοχοθέτηση, τη πειθαρχία και τη συνέπεια σε αυτό που πρέπει να ολοκληρώσουμε, τόσο βραχυπρόθεσμα όσο και μακροπρόθεσμα.

Η ανάπτυξη της δεξιότητας αυτής δίδει τη δυνατότητα της αύξησης της παραγωγικότητας, συμβάλλει στην αυτοαποτελεσματικότητα και την αίσθηση ελέγχου. Με αυτό το τρόπο δίδεται εύφορο έδαφος για να βρεθεί χρόνος για αυτοφροντίδα, διασκέδαση και για μια πιο ικανοποιητική προσωπική ζωή.

Βιβλιογραφία

Ferner, J. D. (1995). Successful Time Management: A Self-Teaching Guide. 2nd Edition

Krogerus, Μ. & Tschappeler, R. (2019). Το βιβλίο των αποφάσεων. Εκδόσεις Διόπτρα. Μτφρ: Δέσποινα Κανελλοπούλου.