Κατά την διάρκεια της πανδημίας μια ακόμα δυσκολία που κλήθηκαν όλοι οι εργαζόμενοι να αντιμετωπίσουν ήταν η προσαρμογή σε συνθήκες νέες, οι οποίες απαιτούσαν ταχεία προσαρμογή και εξέλιξη.

Σε αυτό το περιβάλλον της εξ’ αποστάσεων εργασίας, η συνεργασία μεταξύ ομάδων έγινε ακόμα πιο δύσκολη, με τις διαπροσωπικές σχέσεις να δοκιμάζονται εκτός από προσωπικό και σε επαγγελματικό επίπεδο.

Βελτιστοποίηση των δεξιοτήτων της ομάδας στην εξ' αποστάσεως εργασία

Εάν ηγείσαι μιας ομάδας (Leader/ Manager) ή είσαι απλά μέλος αυτής, είναι σημαντικό για την προσωπική ευημερία αλλά και για την αποτελεσματική δράση της ομάδας, να διευρύνεις τις δεξιότητες σου και να προσαρμοστείς στις νέες συνθήκες ώστε συνολικά η ομάδα να διατηρήσει τους στενούς δεσμούς και την παραγωγικότητα της.

Για κάθε Leader σκοπός και στόχος παραμένει η βελτιστοποίηση των δεξιοτήτων της ομάδας, με την κάθε μονάδα ξεχωριστά να είναι στο επίκεντρο αυτής. Τόσο οι μονάδες όσο και η δυναμικής ολόκληρης της ομάδας (ως αποτέλεσμα των συνισταμένων αυτής) είναι μια ευάλωτη σύνθεση όπου όπως κάθε συνθέτης έτσι και ο Leader πρέπει με «μαεστρία» να ενορχηστρώσει.

Προκειμένου, λοιπόν, ο ηγέτης μιας ομάδας να διατηρήσει ακόμα και από απόσταση την ομάδα του σε ακμή, θα πρέπει να διευρύνει περαιτέρω τις ηγετικές του δεξιότητες καθώς και τον βαθμό επαγρύπνησής και επικοινωνίας του.

Σημαντικό θα ήταν να δοθεί ιδιαίτερη έμφαση στα παρακάτω:

Αποκτήστε το βιβλίο Ο μοναχός που πούλησε την ferrari του, από το εξειδικευμένο βιβλιοπωλείο ψυχολογίας του Psychology.gr

Τα σημάδια διατάραξης ισορροπίας

Βασικό κομμάτι είναι η ευρεία αντίληψη καταρχάς των σημαδιών και στοιχείων από τα μέλη της ομάδας. Για να υποστηρίξετε καλύτερα την ομάδα σας, εντοπίστε εγκαίρως τα σημάδια.

Σε περιόδους άγχους, είναι πολύ σημαντικό να κατανοήσετε πώς είναι η ομάδα σας και ποιες είναι οι βασικές της δυναμικές. Υπάρχουν συχνά μικρά σημάδια που μπορεί να δείχνουν ότι κάτι δεν πάει καλά και εσείς καλείστε να τα αντιληφθείτε.

Ενδεικτικά μπορείτε να λάβετε υπόψη κάποια από τα παρακάτω στοιχεία τα οποία εάν τα παρατηρήσετε μπορείτε να λάβετε δράση και να εξετάστε το ενδεχόμενο να επικοινωνήσετε ανοιχτά με την ομάδα σας προς την διερεύνηση/επίλυσή τους.

Συναισθηματικά:

  • Όταν αντιλαμβάνεστε περισσότερη συναισθηματικότητα από το κανονικό σε ένα η και περισσότερα μέλη της ομάδας (ευέξαπτες αντιδράσεις, χωρίς συγκεκριμένο λόγο η τουλάχιστον προφανή)
  • Μεγαλύτερη ευαισθησία σε καταστάσεις και άμεση επιρροή δυσανάλογη προς τις αφορμές ή τα γεγονότα
  • Δείγματα έλλειψης προσοχής ή χαμηλής ενέργειας και μειωμένης παραγωγικότητα (πτώση παραγωγικότητας)

Παραγωγικά:

  • Μη παράδοση σε σχέση με τα συμφωνηθέντα χρονοδιαγράμματα
  • Απόκλιση εργασίας συγκριτικά με το συνηθισμένο τους πρότυπο

Εστιασμός:

  • Αλλαγή στην εστίασή τους, απόσπαση προσοχής και ακολουθία συνομιλιών
  • Απουσία ή αδιαφορία για λεπτομέρειες
  • Απουσία (φυσική/νοερή)
  • Αύξηση των ημερών ασθενείας
  • Αργοπορία στην έναρξη εργασίας ή αναχώρηση νωρίς
  • Έλλειψη αλληλεπίδρασης με συναδέλφους (αν προηγουμένως ήταν σχετικά κοινωνικοί)

Επικοινωνιακά:

  • Ασυνήθιστα ήσυχοι ή χωρίς αρκετή ενέργεια για συζήτηση σε βάθος
  • Αποφυγή συζητήσεων και κοινωνικής διάδρασης
  • Συμμετοχή σε έντονες συζητήσεις με άτομα πιο συχνά, σαν να θέλουν να εκτονωθούν ακόμα και μέσω αντιπαράθεσης

Όταν αντιληφθείτε όλα τα παραπάνω μην τα αγνοήσετε. Ακόμα και εάν δεν έχει βάθος η αιτία καλό θα ήταν να τα διερευνήσετε περαιτέρω. Σκεφτείτε ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος να το επικοινωνήσετε, καθώς και ο χρόνος που θα λάβει χώρα η επικοινωνία με την ομάδα η ξεχωριστά με κάθε μέλος αυτής.

Όταν βρείτε μια ήσυχη στιγμή για να τους μιλήσετε, ανοίξτε απαλά το θέμα ενημερώνοντάς τους ότι έχετε παρατηρήσει αλλαγές, ότι δεν φαίνεται να είναι «οι ίδιοι» αναζητώντας να ακούσετε ενεργά την άποψη τους ακόμα και αν είστε λάθος ως προς την διαπίστωσή σας. Να τους διαβεβαιώσετε ότι είστε εκεί για να τους υποστηρίξετε για το κοινό καλό της ομάδας.

Ανοιχτείτε στην ομάδα σας

Είναι σημαντικό να ακούσετε και να υποβάλετε απλές, υποστηρικτικές ερωτήσεις, ώστε να μπορείτε να καταλάβετε περισσότερα σχετικά με το τι συμβαίνει και πώς να βοηθήσετε να επιλυθεί ανάλογα.

Δώστε τους το χώρο να μιλήσουν ανοιχτά και να ακούσουν προσεκτικά. Αυτό θα βοηθήσει να αισθάνονται πιο ήρεμοι και πιο ικανοί να αντιμετωπίσουν τις προκλήσεις.

Επιδείξτε ενσυναίσθηση

Αυτό το βήμα αφορά στο να βοηθήσετε τον συνεργάτη σας να νιώσει ότι «Έχει φωνή» και γίνεται κατανοητός. Μην υποθέσετε ότι ξέρετε το πρόβλημα είναι, να είστε υπομονετικοί και επιτρέψτε τους να εκφραστούν χωρίς κρίση.

Κάντε ερωτήσεις για να τους κάνετε να μιλήσουν περισσότερο περισσότερο το περιεχόμενο και αποφύγετε να βγάλετε γρήγορα συμπεράσματα. Βοηθήστε τους να ανοιχτούν και να μιλήσουν περισσότερο και δείξτε ότι είστε πραγματικά εκεί για να ακούσετε και να βοηθήσετε.

  • Πώς είσαι σήμερα;
  • Θα πάρω καφέ, θέλετε να να περάσουμε λιγο χρόνο συζητώντας;
  • Θα μπορούσα να βοηθήσω σε κάτι; Είστε ελεύθεροι; έχετε λίγο χρόνο να μιλήσετε;
  • Έχετε 5 λεπτά για μια γρήγορη συζήτηση;
  • Μπορείς να μου πεις περισσότερα για αυτό;
  • Και πώς σε κάνει να νιώθεις;
  • Ναι, καταλαβαίνω πώς θα ήταν πολύ ενοχλητικό.
  • Παρατήρησα ότι δεν είσαι εσύ τον τελευταίο καιρό, τι συμβαίνει;
  • Γνωρίζω ότι τα πράγματα είναι λίγο αγχωτικά στο έργο X. Ήθελα να κάνω check-in μαζί σας και να δω πώς είστε και πως διαχειρίζεστε την δυσκολία.
  • Αισθάνομαι ότι είσαι λίγο X [συναισθηματικός, αγχωμένος, χρησιμοποιείς ό, τι έχεις παρατηρήσει] σήμερα, είμαι εδώ αν θέλεις να μιλήσουμε γι αυτό. Αν όχι σήμερα όποτε νιώθεις πιο άνετα.

Ορίστε πλάνο

Συμφωνείστε σε επόμενες ενέργειες και δράσεις, συνεργαστείτε για να εντοπίσετε τρόπους για την ανακούφιση των ανησυχιών που έχουν (ασφάλεια / άγχος / οικονομικές ανησυχίες) ή τυχόν απαιτούμενες προσαρμογές σε δύσκολες συνθήκες. Είναι εντάξει να μην έχετε άμεση απάντηση και λύση, αφιερώστε χρόνο για να σκεφτείτε αν χρειαστεί. Και ενδεχομένως η λύση να είναι προκείμενο επόμενων διεργασιών.

Ακούστε τις ανάγκες τους προσεκτικά κάνοντας ανοιχτές ερωτήσεις:

  • Τι πιστεύετε ότι έχει τον μεγαλύτερο αντίκτυπο σε εσάς αυτήν τη στιγμή;
  • Τι νομίζετε ότι θα βοηθούσε;
  • Ποιο είναι το πρώτο πράγμα που θα μπορούσαμε να κάνουμε για να αφαιρέσουμε κάποια από την άμεση πίεση;
  • Τι πιστεύετε ότι θα μπορούσαμε να αναβάλουμε ή να αναθέσουμε;
  • Πώς ήταν τα πράγματα από τότε που μιλήσαμε τελευταία φορά;
  • Πώς νιώθεις τώρα;
  • Τι άλλαξε;
  • Τι άλλο χρειάζεστε τώρα;
  • Ποια είναι η καλύτερη επόμενη δράση για εσάς;
  • Αν θέλαμε να προχωρήσουμε σε μια δράση που θα σας έκανε αμέσως να νιώσετε λίγο καλύτερα, ποια θα ήταν αυτή;
  • Εντάξει, ας προχωρήσουμε σε αυτό (κοινή χρήση) και ας μιλήσουμε ξανά (επιλέξτε μια συγκεκριμένη ημερομηνία και ώρα)

Κλείστε τη συνομιλία συμφωνώντας πότε θα συναντηθείτε ξανά ώστε να συζητήσετε για το συγκεκριμένο θεμα. Μπορεί να μην υπάρχει ποτέ μια «τέλεια» στιγμή, αλλά θυμηθείτε να θέσετε ένα έστω ενδεικτικό χρονοδιάγραμμα το οποίο θα σας κρατά πιο κινητοποιημένους και ευθυγραμμισμένους με βάσει την ατζέντα και τον στόχο.

Παρακολούθηση πλάνου προόδου

Βεβαιωθείτε ότι θα παρακολουθείτε αργότερα για να σκεφτείτε την πρόοδο των συμφωνημένων ενεργειών και οποιονδήποτε άλλων επόμενων βημάτων - συμπεριλαμβανομένου του πού μπορείτε να βοηθήσετε εσείς ή η ομάδα. Συμφωνείστε να κάνετε check in ξανά όποτε απαιτείται και υπενθυμίζετε συχνά και στον εαυτό σας ότι είναι φυσιολογικό να περάσουν περίοδοι άγχους αλλά σε κάθε περίπτωση δεν θα είναι κάτι το οποίο θα μείνει στην τύχη του καθώς θα υπάρχει πλάνο και δράση.

Αφού ο συνεργάτης σας είχε την ευκαιρία να εκφραστεί πλήρως, μπορείτε να ξεκινήσετε απαλά να συζητάτε τρόπους με τους οποίους και οι δύο μπορείτε να μειώσετε το άγχος τους. Ακόμη και οι μικρές ενέργειες μπορεί να συμβάλουν σημαντικά στην ανακούφιση της πίεσης που υφίστανται.

Υπενθυμίστε τους ότι είστε εκεί για να τους υποστηρίξετε για το κοινό συμφέρον της ομάδας και συμφωνήσετε να κάνετε check in ξανά όπως απαιτείται.

Θα βοηθούσε πολύ να:

  • Επικοινωνείτε με τον συνεργάτη σας νωρίτερα και όχι αργότερα, δλδ μόλις εντοπίσετε τα πρώτα σημάδια. Μπορεί να μην υπάρχει ποτέ μια τέλεια στιγμή, αλλά όσο είστε ειλικρινείς και αυθεντικοί, σίγουρα αυτό θα κάνει τη διαφορά και θα προλάβει την εξέλιξη καταστάσεων.

  • Εισέλθετε στη συνομιλία με ανοιχτό μυαλό και την πρόθεση να κατανοήσετε πρώτα.

  • Θυμηθείτε να δείξετε ότι νοιάζεστε και να «ακούτε». Η ενεργητική ακρόαση είναι σημαντικό όπλο στην φαρέτρα σας, χτίζει ειλικρίνεια και εμπιστοσύνη στην ομάδα.

  • Αξιολογήστε τα όσα ακούτε χωρίς να είστε επικριτικοί. Ανοιχτό μυαλό και ανοιχτή καρδιά σε ότι διαφορετικό με ενσυναίσθηση και στόχο τον προσανατολισμό στην λύση.

  • Προσπαθήστε να δείτε τη μεγαλύτερη εικόνα του τι συμβαίνει, όχι μόνο το περιβάλλον εργασίας, αλλά και τι μπορεί να συμβαίνει και εκτός της εργασίας.

  • Προσπαθήστε να μπείτε στην θέση τους, αντανακλάστε πίσω αυτό που νιώθετε , καταλαβαίνετε και δείξτε ενσυναίσθηση: «Μπορώ να να καταλάβω γιατί αυτό είναι τόσο ενοχλητικό…» «φυσικά αισθάνεστε έτσι, είναι πολύ φυσικό»

  • Προσφέρετε υποστήριξη, ακόμα κι αν είναι μικρή μπορεί να λειτουργήσει καταλυτικά στην ανακούφιση από το υπερβάλλον στρες.

  • Βεβαιωθείτε ότι δεν θα μοιραστείτε τίποτα χωρίς την άδειά τους.

Καλό θα ήταν να μην:

Μην αποφεύγετε μια συνομιλία επειδή δεν ξέρετε τι να πείτε. Ένα απλό «Τι κάνεις σήμερα;» μπορεί να είναι αρκετό.

Μην είστε υπερβολικά επίσημοι, ειδικά στην αρχή, καθώς αυτό μπορεί να εμποδίσει τους συμμετέχοντες να μοιραστούν (σε περίπτωση που υπάρχει φόβος για έλεγχο/ αξιολογηση απόδοσης).

Μην ασκείτε πίεση στον εαυτό σας ή στον συνεργάτη σας για να βρείτε μια άμεση λύση, συχνά ο χρόνος και οι διεύρυνση των συνομιλιών, μπορεί να προσφέρει μεγαλυτερη σαφήνεια.

Μην κρίνετε εξ ίδιων,, όλοι ανταποκρινόμαστε στις πιέσεις και τα στρες της ζωής με διαφορετικό τρόπο. Επίσης, η ικανότητά μας να αντιμετωπίζουμε απλές προκλήσεις μειώνεται καθώς συσσωρεύεται η πίεση να είστε ανοιχτοί σε κάθε ενδεχόμενο.

Μην υποθέσετε ότι είναι εντάξει να μοιραστείτε ό, τι έχετε μάθει. Είναι σημαντικό να αποδείξετε ότι είστεέμπιστος - εάν πιστεύετε ότι πρέπει να κλιμακώσετε την κατάσταση, ενημερώστε το άτομο ότι σκοπεύετε να το μοιραστείτε, ώστε να μπορείτε να λάβετε τη σωστή υποστήριξη και να βεβαιωθείτε ότι είναι ευθυγραμμισμένοι πριν το κάνετε.

Συνεργασία και υποστήριξη

Σε όλες αυτές τις δυσκολίες είναι σημαντικό να μην νιώθει κανείς μόνος. Ούτε εσείς στον μικρόκοσμο σας ούτε η ομάδα σας αποκομμένη. Είμαστε όλοι άνθρωποι που προσπαθούμε να προσαρμοστούμε και να επιβιώσουμε σε δύσκολες συνθήκες με προκλήσεις ξεχωριστές και μοναδικές για τον καθένα.

Ο καθένας με τον δικό του τρόπο και ο καθένας με τον δικό του ρυθμό. Θα πρέπει λοιπόν ανεξάρτητα με το κοινωνικό σύνολο με το οποίο αλληλεπιδρούμε, να είμαστε πέρα και πάνω απ’ όλα άνθρωποι. Δίπλα ο ένας στον άλλο, ώστε να συνεισφέρουμε για το καλό του συνόλου. Άλλωστε αυτή είναι και η απαρχή μιας ομάδας.

Όλοι για έναν και ένας για όλους. Μαζί θα τα καταφέρουμε καλύτερα.

Συγγραφή - Επιμέλεια Άρθρου

Ροδούλα Τρακάδα - Σύμβουλος Ψ.Υγείας

Business & Personal Development Coach, μέλος του Hellenic Coaching Association (HCA).
Εξειδίκευση στο Evidence Based Coaching.