Ανοιχτής διάταξης γραφεία και Εργασιακή Εξουθένωση: Μια σχέση που πρέπει να μπει στο μικροσκόπιο

Σε μία εποχή όπου η οικονομική κρίση κλονίζει συθέμελα όχι μόνο τις επιχειρησιακές αξίες αλλά και κάθε είδους προσωπικές αξίες, αναδύονται όλο και περισσότεροι προβληματισμοί γύρω από τον ανθρώπινο παράγοντα και το πεδίο της διοίκησης του ανθρώπινου δυναμικού. Οι προβληματισμοί αυτοί έγκεινται στο πώς ο άνθρωπος, ως πολυδιάστατη προσωπικότητα, μπορεί να στηριχτεί και να ενισχυθεί προκειμένου να μείνει όσο το δυνατόν ανεπηρέαστος και συγχρόνως αισιόδοξος και όλο πιο αποδοτικός εν όψη των αλλαγών.

Η εργασιακή ικανοποίηση και τα χαρακτηριστικά της

Η εργασιακή ικανοποίηση είναι ένα ζήτημα, το οποίο απασχολεί τον εργασιακό κόσμο και σκιαγραφεί μια δυναμική και συνεχώς εξελισσόμενη τάση μέσα σε αυτόν.

Κατά τον Locke (1976), η εργασιακή ικανοποίηση είναι το θετικό συναίσθημα που προκύπτει από την θετική αντίληψη των εργαζομένων σχετικά με τα συστατικά μέρη που αφορούν την εργασία τους.

Ο μισθός, ο βαθμός στον οποίο η εργασία γίνεται αντιληπτή ως ενδιαφέρουσα, οι ευκαιρίες προαγωγής, οι καλές σχέσεις με τον προϊστάμενο και οι καλές σχέσεις με τους συναδέλφους είναι μερικοί από τους βασικότερους παράγοντες που οδηγούν σε εργασιακή ικανοποίηση.

Επίσης, ο τρόπος με τον οποίο είναι διαμορφωμένος ο εργασιακός χώρος είναι ακόμη μια σημαντική διάσταση της εργασιακής ικανοποίησης, που δεν πρέπει να παραλειφθεί.

Εκτενείς μελέτες έχουν δείξει ότι το φυσικό περιβάλλον εργασίας κατατάσσεται μεταξύ των πιο σημαντικών παραγόντων, που επηρεάζουν το ποσοστό της εργασιακής ικανοποίησης των εργαζομένων. Επίσης, η εργασιακή ικανοποίηση είναι στενά συνυφασμένη με τον όρο εργασιακό άγχος. Το εργασιακό άγχος είναι η αντίδραση των υπαλλήλων στις εργασιακές πιέσεις και στη δυσαρέσκεια που τους δημιουργεί το εργασιακό τους περιβάλλον. Η αυξημένη ευθύνη αποφάσεων, η απασχόληση με μονότονες εργασίες, η συνεχόμενη εναλλαγή πληροφοριών με άλλους, το μη οργανωμένο εργασιακό περιβάλλον και η δυσαρέσκεια, από την άποψη συνθηκών, εργασιακού περιβάλλοντος, είναι μερικοί παράγοντες που οδηγούν σε επαγγελματικό άγχος και κατ' επέκταση σε μειωμένα επίπεδα εργασιακής ικανοποίησης.

Πιο συγκεκριμένα, οι συνθήκες του εργασιακού περιβάλλοντος (θερμοκρασία, φωτισμός, αέρας, θόρυβος) μπορούν να έχουν επίδραση στην αποδοτικότητα, στη σωματική αλλά και ψυχική υγεία των εργαζομένων. Το στρες μπορεί να θεωρηθεί ως «μια απαίτηση πάνω στις προσαρμοστικές δυνατότητες του σώματος και του μυαλού μας». Ενεργοποιεί το αυτόνομο νευρικό σύστημα επιφέροντας διάφορες μεταβολές στο σώμα. Το στρες, σε συγκεκριμένα επίπεδα, είναι απαραίτητο για την αποδοτικότητα των εργαζομένων. Όταν όμως ξεφεύγει από αυτά, μπορεί να αποβεί καταστρεπτικό για τον οργανισμό.

Οι στρεσογόνοι παράγοντες της εργασίας

Εκτός από τα επίπεδα του στρες, σημαντικό ρόλο παίζουν και οι στρεσογόνοι παράγοντες. Οι παράγοντες αυτοί χωρίζονται σε δύο κατηγορίες:

• στους παράγοντες που δημιουργούν πρόκληση (challenge stressors) για τη βελτίωση της απόδοσης και της προσωπικής επίτευξης, γεγονός που οδηγεί σε εργασιακή ικανοποίηση, και
• στους παράγοντες που παρεμποδίζουν την απόδοση (hindrance stressors). Συνολικά τέτοιοι παράγοντες που συχνά εντοπίζονται στο εργασιακό περιβάλλον, είναι: το αντικείμενο της εργασίας, ο εργασιακός ρόλος, ο φόρτος εργασίας, σύγκρουση προσωπικών και οργανωσιακών αξιών, οι εργασιακές σχέσεις, η οργανωσιακή κουλτούρα, το εργασιακό περιβάλλον, η αβεβαιότητα και η ανασφάλεια, οι προοπτικές εξέλιξης, η εξισορρόπηση εργασιακής και προσωπικής ζωής.

Όλα τα παραπάνω μπορούν να οδηγήσουν σε εργασιακή εξουθένωση (σύνδρομο burn out), η οποία είναι απόρροια του χρόνιου και παρατεταμένου εργασιακού άγχους. Το σύνδρομο αυτό, εκτός από τις επιπτώσεις που έχει για το άτομο, έχει σημαντικές αρνητικές συνέπειες και στην επιχείρηση καθώς οδηγεί σε συχνές απουσίες από την εργασία, οι οποίες είναι συχνά αδικαιολόγητες, σε πρόθεση για παραίτηση και φυσικά χαμηλή αποδοτικότητα.

Τα γραφεία ανοιχτής διάταξης και τα οφέλη τους

Στη σύγχρονη εποχή, όπου η αλλαγή είναι η μόνη οδός, προκειμένου οι επιχειρήσεις να προσαρμοστούν στο συνεχώς μεταβαλλόμενο περιβάλλον τους (τόσο εξωτερικό όσο και εσωτερικό) με σκοπό να πετύχουν, υπάρχει η τάση ο εργασιακός χώρος να αναμορφώνεται και τα μεγάλα γραφεία ανοιχτής διάταξης (open plan offices) να παίρνουν τη θέση των μικρών περιχαρακωμένων γραφείων που ευνοούν την ατομική εργασία ή την εργασία μεταξύ λίγων ατόμων.

Το παραπάνω στηρίζεται στη θεωρία ότι τα γραφεία ανοιχτής διάταξης διευκολύνουν την επικοινωνία μεταξύ των συναδέλφων με αποτέλεσμα η καλή συνεργασία να ενισχύεται και το ομαδικό πνεύμα να κυριαρχεί.

Επίσης, οι οργανισμοί αντιμετωπίζουν, καθημερινά, όλο και περισσότερες προκλήσεις που σχετίζονται με τη κάλυψη των αυξανόμενων απαιτήσεων των πελατών και τη συντόμευση των καθορισμένων προθεσμιών, το γεγονός αυτό οδηγεί τους οργανισμούς να ενισχύσουν τη διαδικασία δημιουργίας γνώσης και μεταφοράς αυτής. Η έννοια του ανοιχτού τύπου γραφείου αναφέρεται συχνά ως η πιο ευνοϊκή λύση για τη δημιουργία γνώσης, καθώς επιτρέπει στους εργαζόμενους να αλληλεπιδρούν μεταξύ τους.

Πιο συγκεκριμένα τα γραφεία ανοιχτής διάταξης είναι χώροι χωρίς διακοσμητικές παρεμβάσεις με απλά εμφανή υλικά, τυποποιημένη μορφή γραφείων, χωρίς διαχωριστικά στοιχεία.

Στις διατάξεις περιλαμβάνονται και οι κλειστοί χώροι που εξυπηρετούν τις ανάγκες προϊσταμένων και ανωτέρων στελεχών καθώς και τις ανάγκες συνεδριάσεων. Από τα παραπάνω προκύπτει πόσο σημαντικό ρόλο παίζει το ζήτημα της διαμόρφωσης του εργασιακού χώρου στην εργασιακή ικανοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού. Η έλλειψη ιδιωτικότητας, ο αυξημένος θόρυβος που κυριαρχεί σε πολύβουες και πολυάνθρωπες αίθουσες καθώς και ο μειωμένος έλεγχος του περιβάλλοντος από την πλευρά των εργαζομένων, είναι επιμέρους παράμετροι που σχετίζονται με το θέμα της διαμόρφωσης του εργασιακού χώρου.

Προηγούμενες έρευνες έχουν δείξει ότι εργαζόμενοι οι οποίοι έχουν μεγαλύτερο έλεγχο στο εργασιακό τους περιβάλλον «απολαμβάνουν» υψηλότερη εργασιακή ικανοποίηση και είναι πιο αποδοτικοί.

Στο παρόν άρθρο με τον όρο, «έλεγχο στο εργασιακό περιβάλλον», νοείται η ελευθερία που παραχωρείται στον κάθε εργαζόμενο να ρυθμίζει τον φωτισμό και τη θερμοκρασία όπως τον βολεύει αλλά και να διαμορφώνει και να τροποποιεί το χώρο του αναλόγως, με σκοπό τη φιλοξενία διαφορετικών εργασιακών τάσεων και απαιτήσεων.

Σύμφωνα με τον Baron (1995), ένας οργανισμός πρέπει να προσφέρει στους εργαζομένους του ένα ασφαλές, υγιές και άνετο εργασιακό περιβάλλον. Συνήθως το φυσικό περιβάλλον δεν εξετάζεται εκτός και αν αποκλίνει από συγκεκριμένες, αποδεκτές συνθήκες και τιμές. Ωστόσο αυτό δεν σημαίνει πως δεν είναι ιδιαίτερα σημαντικό και άμεσα συνυφασμένο με τον παράγοντα, εργασιακή ικανοποίηση.

Έχει αποδειχθεί πως οι καινοτόμες και νέες εταιρείες θεωρούν την ισορροπημένη διάταξη του χώρου, την τεχνολογική διεπαφή για την προώθηση της επικοινωνίας καθώς και την ύπαρξη χώρων «δημιουργίας ιδεών», ως τα τρία πιο βασικά, περιβαλλοντικά χαρακτηριστικά για την παραγωγή δημιουργικών, καινοτόμων ιδεών, προϊόντων και υπηρεσιών για την ανάπτυξη και την διατήρηση της υψηλής τους θέσης στο παιχνίδι του ανταγωνισμού της αγοράς.

Τα προαναφερθέντα, μπορούν να εξεταστούν υπό το πρίσμα της ιδιωτικότητας των εργαζομένων. Ο όρος ιδιωτικότητα μπορεί να πάρει διάφορες μορφές καθώς εμπλέκεται σε ένα ευρύ φάσμα παραμέτρων. Κύριες πτυχές του όρου είναι, ο έλεγχος της προσβασιμότητας (πελατών, συναδέλφων), παρεμβάσεις του οπτικού πεδίου που αποσπούν την προσοχή των εργαζομένων καθώς και η ιδιωτικότητα της ομιλίας.

Πιο συγκεκριμένα, σε ένα ανοιχτού τύπου γραφείο η αλληλεπίδραση με τους συναδέλφους η τους πελάτες μπορεί να είναι προγραμματισμένη και να ευνοεί τη διαχείριση χρόνου των εργαζομένων. Πολλές φορές όμως μπορεί να είναι ξαφνική και μη προγραμματισμένη σε ένα ευρύ φάσμα ωρών και τοποθεσιών με αποτέλεσμα να μην είναι ελεγχόμενη από τους εργαζομένους γεγονός που έχει αρνητικό αντίκτυπο τόσο στη ψυχολογία τους, στη διαχείριση του χρόνου τους όσο και στη συγκέντρωσή τους στην εργασία τους.

Από το παραπάνω προκύπτει ότι η εργασία απαιτεί συγκέντρωση, όμως στα γραφεία ανοικτής διάταξης η συγκέντρωση διακόπτεται ανά τακτά χρονικά διαστήματα και με διάφορους τρόπους. Οι διακοπές αυτές μπορεί να είναι ψηφιακές ( μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τηλεφωνικές κλήσεις), φυσικές (συνάδελφοι, πελάτες) καθώς και ακουστικές (θόρυβος από το περιβάλλον). Στο σημείο αυτό αξίζει να τονιστεί πως μεγάλη σημασία έχει το πλαίσιο της διακοπής. Αν η διακοπή σχετίζεται άμεσα με το αντικείμενο εργασίας που ασχολείται ο εργαζόμενος τη στιγμή της διακοπής, η διακοπή έχει θετικό αντίκτυπο στην εργασία του. Ωστόσο αν η διακοπή δεν σχετίζεται άμεσα με το θέμα με το οποίο έχει καταπιαστεί ο εργαζόμενος απαιτείται μετατόπιση των γνωστικών διεργασιών και μπορεί να προκαλέσει διαταραχές στην αλληλεπίδραση των εργαζομένων.

Διαχείριση χρόνου και προσωπικότητα

Όπως είναι επόμενο η διαχείριση χρόνου και η διαχείριση των διακοπών που περιγράφηκαν είναι δυο πολύ σημαντικοί παράγοντες που σχετίζονται με τη προσωπικότητα του εργαζόμενου. Για παράδειγμα μία προσωπικότητα η οποία είναι ανοιχτή στις νέες εμπειρίες και είναι πιο ευέλικτη, μπορεί να ελαχιστοποιήσει την αρνητική επίδραση των διακοπών. Αυτό υποδηλώνει την ανάγκη για προσαρμοσμένες λύσεις γραφείου λόγω της διαφοράς της προσωπικότητας όσον αφορά την ανοχή διακοπής.

Προσωπικός έλεγχος και ιδιωτικότητα

Η δουλειά σε ένα ιδιωτικό γραφείο επιτρέπει στον υπάλληλο να έχει πιο προσωπικό έλεγχο όσον αφορά την ιδιωτικότητά του, καθώς και άλλων χαρακτηριστικών όπως η ποιότητα του αέρα, ο θόρυβος, ο φωτισμός και η θερμοκρασία.

Οι εργαζόμενοι σε ανοιχτής διάταξης γραφεία, συνήθως δεν έχουν τον ίδιο έλεγχο επί των παραγόντων αυτών και συνεπώς οδηγούνται σε συμπτώματα εργασιακού άγχους και υψηλότερο βαθμό δυσαρέσκειας για το εργασιακό τους περιβάλλον. Έρευνες έχουν δείξει πως η διαμόρφωση του χώρου εργασίας σε ανοιχτής διάταξης γραφεία έχει αρνητικό αντίκτυπο στην ιδιωτικότητα των υπαλλήλων. Γεγονός που οδηγεί σε μειωμένη εργασιακή ικανοποίηση. Συνάδελφοι κινούνται ανεξέλεγκτα στο χώρο, με αποτέλεσμα οι εμπιστευτικές συζητήσεις να μειώνονται. Το παραπάνω εντείνει το θόρυβο στον οποίο οι υπάλληλοι αδυνατούν να επέμβουν. Επίσης, για λόγους χωροταξικούς κάθε υπάλληλος δεν μπορεί να επέμβει στην ρύθμιση της θερμοκρασίας και της φωτεινότητας της αίθουσας.

Εύκολα, λοιπόν μπορούμε να συμπεράνουμε, πως ο τρόπος με τον οποίο είναι διαμορφωμένος ο εργασιακός χώρος επιδρά στην ψυχολογία των ατόμων που συνυπάρχουν μέσα σε αυτόν. Στις μέρες μας είναι σύνηθης η κατάσταση όπου η καθημερινή ευεξία των εργαζομένων ταλαντώνεται σαν τεντωμένο σχοινί και οι καλές διαπροσωπικές σχέσεις μεταξύ τους κινδυνεύουν να χαθούν.

Εργασιακή εξουθένωση και εργασιακή ικανοποίηση λοιπόν, δύο έννοιες αλληλένδετες οι οποίες επιβάλλεται να μπουν στο μικροσκόπιο από κάθε εταιρεία που επιζητά την κορυφή.

Άλλωστε, όπως όλοι ξέρουμε, το «Ανθρώπινο κεφάλαιο» είναι το πιο σημαντικό περιουσιακό στοιχείο κάθε οργανισμού και κινητήριος δύναμη του και μόνο δίνοντας του την προσοχή που του αξίζει, ο επιχειρηματικός κόσμος θα συνεχίζει να προοδεύει.

Βιβλιογραφία

ASID. (2005a). Designing Better Work Places. Washington, DC: American Society of Interior Designers.

Baron, R.A. (1995). How environmental variables influence behaviour at work, in Collett, P.and Furnham, A. (Eds). Routledge, London. Social Psychology at Work.

Boutellier, R., Ullman, F., Schreiber, J. & Naef, R. (2008). Impact of office layout on communication in a science-driven business. R&D Management, Vol 38 (No 4), 372-391.

Bridges, W. (2009). Managing Transitions: Making the Most of Change.London: Nicholas Brealey.

Brill, M. (1985). Using Office Design to Increase Productivity. New York, NY: Workplace Design & Productivity Inc.

Cavanough,M.A., Boswell, W.R., Roehling, M,V. & Bourdeau, J.W.(2000). An empirical examination of self-reported work stress among U.S managers. Journal of Applied Psychology, Autumn. CIPD Guide

Cooper, C.L.(1984). Executive Stress: A ten-Country Comparison. Human Resource Management, Vol23 (No 4), 395-407.

Cummings, A. & Oldham, G.R. (1997). Enhancing Creativity: Managing work Contexts For the High Potential Employee. California Management Review, Vol 40 (No 1), 22-38. Doi: 10.2307/41165920

Davidson,M.J., Cooper, C.L.& Baldini, V.(1995). Occupational stress in female and male graduate managers. Stress Medicine, Vol 11, 157-175.

Dunbar, K. (1995). How scientists really reason: Scientific reasoning in real-world laboratories. In R. J. Sternberg & J. E. Davidson (Eds.), The nature of insight , 365-395. Cambridge, MA, US: The MIT Press.

Edvardsson,B.& Gustavsson,B. (2003). Quality in the work environment: a prerequisite for success in new service development. Managing Service Quality: An International Journal, Vol 13 (No 2), 148-163.

Fontana, D.( 1995). Άγχος και η αντιμετώπιση του. Αθήνα: Ελληνικά Γράμματα.

Haynes, B.P. (2007). The impact of the behavioural environment on office productivity.Journal of Facilities Management, Vol 5 (No 3), 158-171.

Haynes,B., Suckley,L. & Nunnington,N. (2017).Workplace productivity and office type: An evaluation of office occupier differences based on age and gender. Journal of Corporate Real Estate, Vol19 (No 2), 111-138. https://doi.org/10.1108/JCRE-11-2016-0037

Hulin, C. L.,& Smith, P. C. (1965). A linear model of job satisfaction.. Journal of Applied Psychology, Vol 49 (No 3), 209-216.

Kim, J. & de Dear, R. (2013). Workspace satisfaction: the privacy-communication trade- off in open-plan offices. Journal of Environmental Psychology, Vol 36, 18-26.

Lee,Y.S. (2016). Creative workplace characteristics and innovative start-up

companies, Facilities, Vol 34 (No7/8), 413-432. https://doi.org/10.1108/F-06- 2014-0054.

Locke, E. A.(1976). The nature and causes of job satisfaction. Handbook of industrial and organizational psychology. Chicago: RandMc Narlly.

speed and stress. In Proceedings of the SIGCHI Conference on Human Factors in Computing Systems (pp. 107-110). ACM.

MacLain-Kark,J. (1998). The designer's AutoCAD Release 14 tutorial. Paperback.

Newstrom, J.W. & Davies,K. (2002). Organizational behavior: Human Behavior at work.McGraw- Hill.

Robbins,S.,& Judge, T.(2007). Organizational behavior (12th ed.). Upper Saddle River, NJ: Prentice Halli.

Seyle, H. (1982).History and present status of the stress concept. στο Goldbergen, L.& Breznitz,S.(eds), Handbook of strss, Free Press, New York, 7-17.

Seyle, H. (1976), Stress of life (rev.Ed.), McGraw Hill, New York.

Sundstrom, E., Herbert, R.K. & Brown, D. W. ( 1982 ). Privacy an communication in an open plan office: A case study. Environment and Behaviour, Vol14 (No3), 379-392